Com avanço do trabalho híbrido e remoto, empresas adotam políticas de reembolso para cobrir custos com internet, energia e equipamentos
Com a consolidação do modelo híbrido e remoto de trabalho, o tema do reembolso de despesas relacionadas ao home office passou a ganhar destaque nas pautas corporativas e jurídicas. A nova realidade impôs às empresas o desafio de garantir condições adequadas para que seus colaboradores desempenhem suas funções fora do ambiente tradicional, sem que isso gere custos extras para o trabalhador.
Afinal, quem arca com os gastos de internet, luz, mobiliário ou manutenção de equipamentos quando o funcionário está em casa? A resposta depende de fatores como política interna da empresa, acordos individuais ou coletivos e, em alguns casos, decisões judiciais.
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Custos invisíveis ganham visibilidade
Mesmo com a economia de tempo e deslocamento, o trabalho remoto trouxe à tona uma série de despesas que antes eram absorvidas pelos escritórios físicos. Itens como cadeira ergonômica, mesa adequada, monitor auxiliar e até mesmo aumento no valor da conta de energia elétrica passaram a impactar diretamente o bolso do trabalhador.
Diante disso, muitas empresas começaram a implementar políticas de reembolso ou auxílio home office, com valores fixos mensais ou baseados em comprovantes, para custear parte dessas despesas.
Modelos de reembolso mais adotados
Entre as abordagens mais comuns, estão o reembolso mediante nota fiscal e o pagamento de um valor fixo mensal como ajuda de custo. No primeiro caso, o colaborador apresenta os comprovantes das despesas (como conta de energia ou serviços de internet) e é ressarcido dentro dos limites estipulados pela empresa. Já no segundo, a empresa paga um valor determinado, independentemente do quanto foi efetivamente gasto, facilitando a gestão para ambos os lados.
Algumas companhias optam ainda por fornecer equipamentos em regime de comodato, ou seja, cedem cadeiras, notebooks e acessórios, que permanecem sendo propriedade da empresa, evitando gastos com reembolsos e garantindo um padrão de qualidade no ambiente de trabalho.
Uso de cartões corporativos em compras recorrentes
Além dos modelos tradicionais de reembolso, algumas empresas têm adotado o cartão de crédito corporativo como alternativa prática para cobrir despesas fixas e recorrentes no home office. A ferramenta pode ser utilizada para a contratação de softwares por assinatura, plataformas de comunicação e armazenamento em nuvem, além da compra de materiais de escritório mesmo quando o colaborador trabalha em casa.
Ao centralizar esses gastos em um único meio de pagamento, o controle financeiro se torna mais ágil e transparente, reduzindo a necessidade de reembolsos frequentes e garantindo mais previsibilidade para os gestores.
Transparência e organização são fundamentais
Independentemente da estratégia adotada, é recomendado que as empresas estabeleçam regras claras e transparentes sobre o reembolso, divulgando documentos internos com os itens reembolsáveis, os limites permitidos, os prazos para solicitação e o formato de prestação de contas.
Além disso, o processo deve ser simples e desburocratizado, preferencialmente com o auxílio de plataformas digitais que facilitem a inserção e aprovação de despesas, evitando gargalos no setor financeiro.
Tendência de longo prazo
Se antes o home office era uma exceção, agora se torna uma opção estratégica para empresas que buscam ampliar a produtividade e atrair talentos. E, junto com essa mudança, a discussão sobre as responsabilidades financeiras tende a se tornar ainda mais relevante.
Organizações que investem em políticas de reembolso bem definidas ganham não apenas em conformidade jurídica, mas também em satisfação e bem-estar dos colaboradores, que se sentem valorizados e respaldados em sua rotina.
À medida que o modelo remoto se consolida, o equilíbrio entre flexibilidade e responsabilidade mútua será determinante para uma relação de trabalho saudável, sustentável e produtiva.